(१) महासचिवले प्रत्येक कर्मचारीको अनुसूची –६ बमोजिम दुईप्रति वैयक्तिक विवरण तयार गराउनु पर्नेछ ।
(२) उपनियम (१) बमोजिम तयार गरिएको वैयक्तिक विवरणको एकप्रति किताब दर्ता गराउन निजामती किताबखानामा र एकप्रति सो कर्मचारीको व्यक्तिगत फाईलमा राखिनेछ ।
(३) उपनियम (२) बमोजिम दर्ताको लागि प्राप्त हुन आएको कर्मचारीको वैयक्तिक विवरण निजामती किताबखानाले दर्ता गरी त्यस्तो कर्मचारीको जन्म मिति र ऐनको दफा ४५ बमोजिम अनिवार्य अवकाश हुने मिति समेत किटान गरी वैयक्तिक विवरण प्रमाणित गरी राख्नु पर्नेछ । यसरी जन्म मिति र उमेर प्रमाणित गर्ने प्रयोजनको लागि निजामती किताबखानाले आवश्यक परेमा सम्बन्धित कर्मचारीसँग आवश्यक सक्कल प्रमाणपत्र समेत पेश गर्न लगाउन सक्नेछ ।
(४) निजामती किताबखानाले प्रत्येक कर्मचारीको किताब दर्ता गरी वैयक्तिक विवरण अद्यावधिक गरी राख्नु पर्नेछ ।
(५) कर्मचारीले आफ्नो वैयक्तिक विवरणमा कुनै थप कुरा समावेश गर्नु परेमा सचिवालय मार्फत निजामती किताबखानामा पठाउनु पर्नेछ ।